Банковская картотека

Банковская картотека — это специальный реестр неисполненных расчётных документов, которые банк принял от клиента, но не может провести по расчётному счёту в текущий операционный день. Простыми словами, это своеобразная «очередь» из платежей, ожидающих своего исполнения до момента, когда устранится причина, мешающая их проведению.

Кому и когда применима

Картотека ведётся исключительно по счетам юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. К счетам физических лиц это понятие не применяется. Регулирование порядка работы с неисполненными документами осуществляется нормативными актами Банка России. 

Как это работает

Когда организация передаёт в банк платёжное поручение, но провести его немедленно невозможно, кредитная организация не отклоняет документ и не возвращает его клиенту. Вместо этого банк помещает сумму платежа на специальные внебалансовые счета — они и образуют картотеку. Документ остаётся в этом реестре до наступления события, которое позволит его исполнить: пополнения счёта, снятия ограничения или получения согласия плательщика. 

Важно понимать, что картотека — это не архив. Архив хранит уже исполненные или окончательно отклонённые документы, а картотека содержит «живые» обязательства, которые ожидают своей очереди. 

Виды картотек

В зависимости от причины неисполнения документы попадают в одну из двух картотек.

Картотека № 1 (внебалансовый счёт 90901) предназначена для расчётных документов, которые не могут быть исполнены без дополнительного разрешения. Сюда относятся:

• платёжные требования, оплата по которым возможна только с акцептом (согласием) плательщика;
• документы, проведение которых заблокировано из-за ареста счёта или иных ограничений, наложенных налоговой службой, судебными приставами или судом. 

Картотека № 2 (внебалансовый счёт 90902) используется для документов, которые нельзя исполнить из-за нехватки денежных средств на расчётном счёте. Банк принимает платёжку, проверяет правильность её оформления и помещает в очередь. В дальнейшем исполнение происходит по мере поступления средств в соответствии с установленной законом очерёдностью платежей. 

Очерёдность списания

Когда деньги поступают на счёт, банк исполняет документы из картотеки № 2 не в произвольном порядке, а по очерёдности, определённой законодательством. Сначала списываются суммы по исполнительным документам (алименты, возмещение вреда жизни и здоровью), затем — зарплата и выходные пособия, далее — платежи в бюджет и внебюджетные фонды, и наконец — прочие обязательства перед кредиторами. 

Частичное исполнение и отзыв

Обычное платёжное поручение либо исполняется полностью, либо не исполняется вообще. Документ из картотеки может быть оплачен частично — если поступившей суммы не хватает на весь платёж, банк проведёт её в пределах доступного остатка, а оставшуюся часть оставит в очереди.

Клиент вправе отозвать документ из картотеки до его полного исполнения. Если поручение уже частично проведено, можно отменить исполнение на остаток суммы. 

Значение для бизнеса

Наличие картотеки по расчётному счёту — это индикатор финансовых трудностей организации. Если платежи скапливаются в очереди, это может свидетельствовать о кассовом разрыве или проблемах с налоговой. Банки routinely запрашивают справку об отсутствии картотеки при рассмотрении кредитных заявок: она служит подтверждением того, что у бизнеса нет неоплаченных обязательств, зависших в банке. 

Как убрать картотеку

• Картотека № 1 снимается после устранения ограничения по счёту (например, погашения долга перед налоговой, отмены судебных обеспечительных мер) либо после получения акцепта плательщика.
• Картотека № 2 закрывается, когда счёт пополняется на сумму, достаточную для исполнения всех ожидающих платежей. 

Появление картотеки — это не наказание, а сигнал о том, что у расчётного счёта есть проблема, требующая внимания. Чем раньше предприниматель разберётся в причине, тем меньше риск просрочек перед контрагентами и репутационных потерь.